Krajowy System e-Faktur
Co to jest KSeF? To specjalny program komputerowy, pozwalające tworzyć i udostępniać faktury strukturalne. Jego głównym zadaniem jest centralizacja procesu rejestracji faktur za pomocą skierowania ich do jednego miejsca. W efekcie systemy księgowości i fakturowania są połączone z KSeF, tak aby wygodnie przesyłać faktury sprzedaży przez wspomniany program. Nie zapominajmy o tym, że system pozwala dodatkowo odbierać faktury poprzez systemy księgowe, które przeszły już przez Krajowy System e-Faktur. Godna uwagi jest funkcja zarządzania uprawnieniami, która zapewnia zabezpieczenie dostępu do ważnych danych. Istotne informacje na ten temat znajdziemy w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy.
Obowiązkowy KSeF - od kiedy?
Obecnie można dobrowolnie korzystać z platformy KSeF, jednak już za jakiś czas program ma stać się obowiązkowy dla przedsiębiorców. Użytkowanie Krajowego Systemu e-Faktur będzie konieczne od:
- 1 stycznia 2025 roku - dla podatników zwolnionych z VAT, czyli nievatowców
- 1 lipca 2024 - dla czynnych podatników VAT
Jak działa KSeF? To wygodne narzędzie, które daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, poprzez zintegrowane oprogramowanie finansowo-księgowe. System precyzyjnie sprawdza, czy dokumenty są zgodne ze standardami i przyznaje im odpowiednie numery. Z kolei wystawca otrzymuje dokument UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru. Odbiorca faktury ma dostęp do systemu poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie danych, odnoszących się do faktury. To drugie rozwiązanie dotyczy dostępu anonimowego. Okazuje się, że otrzymywanie strukturalnych faktur za pomocą KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury! Jednakże wyrażenie takiej zgody nie zostało dokładnie określone w przepisach prawnych. Dzięki temu odbiorca ma pełną dowolność co do akceptacji, przy czym zazwyczaj korzysta się z drogi mailowej lub zaakceptowania regulaminu fakturowania dostawcy. Gdy odbiorca nie wyraża zgody, wystawca ma możliwość dalszego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, jednakże powinien udostępniać drugiej stronie dokumenty w formie papierowej lub elektronicznej. Istotne jest to, że nabywca może zgadzać się na otrzymywanie e-faktur nawet wtedy, gdy nie zaakceptował otrzymywania dokumentów w KSeF.
Elektroniczne fakturowanie
Prowadzenie własnej firmy to spore wyzwanie dla przedsiębiorcy. Trzeba stawać przed wieloma dylematami, które nie zawsze są łatwe. Udogodnieniem w fakturowaniu ma być Krajowy System e-Faktur - to ogólnokrajowa platforma teleinformatyczna, która zapewnia wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Nie bez znaczenia jest to, że Ministerstwo Finansów wprowadziło podobne rozwiązania na bazie platformy elektronicznego fakturowania (PEF). Służy ona do wymiany strukturalnych faktur w obrocie z budżetowymi instytucjami. Jednakże są to dwa całkiem inne systemy, które musimy od siebie odróżniać.
Co jeszcze warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur? Dodatkowymi funkcjami, poza wystawianiem, przesyłaniem i odbieraniem faktur, są tutaj przechowywanie dokumentacji, odznaczanie ich numerami i weryfikowanie zgodności z odpowiednimi wzorami. Nowoczesny system pozwala analizować i kontrolować dane z faktur strukturalnych oraz wysyłać komunikaty odnośnie wystawienia, odrzucenia lub braku możliwości wystawienia dokumentu. Obsługa programu jest niezwykle łatwa, dlatego nawet początkujące osoby doskonale sobie z tym poradzą.
Już od 2024 roku podatnicy VAT będą musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To przydatne narzędzie, które posiada liczne funkcje ułatwiające wykonywanie codziennej pracy.
