Niebagatelna rola prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy kierowców sprawia, że każdy przewoźnik powinien mieć świadomość, czym ona dokładnie jest, oraz co powinno się w niej znaleźć. Dokładniej tej kwestii przyjrzymy się w dalszej części artykułu, w której wskażemy m.in. kiedy ewidencjonowanie czasu pracy kierowcy okazuje się obligatoryjne, co musi zawierać zgodna z przepisami ewidencja, a także jak firma transportowa może ułatwić sobie zajmowanie się tym obszarem.
Co to jest ewidencja czasu pracy kierowcy i kiedy należy ją prowadzić?
Ewidencja czasu pracy kierowcy to kompleksowa dokumentacja obrazująca jego czas pracy i zawierająca wszystkie szczegółowe elementy jego wynagrodzenia. Stanowi ona nie tylko podstawę do rozliczeń, ale także sposób na kontrolowanie przestrzegania przez kierowców norm czasu pracy i odpoczynków. Dane do ewidencji pozyskuje się m.in. z:
- zapisów na wykresówkach,
- wydruków danych z karty kierowcy i tachografu,
- plików pobranych z karty kierowcy i tachografu.
Pod uwagę bierze się także innego rodzaju dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, a także rejestry opracowane na podstawie wspomnianych wcześniej zapisów, wydruków i plików.
Warto zauważyć, że ewidencja czasu pracy kierowcy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca musi ją przechowywać przez 10 lat od zakończenia okresu, którego dotyczy.
Kiedy prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy jest konieczne?
Ewidencjonowanie czasu pracy kierowców okazuje się obligatoryjne w różnych sytuacjach. Z takim obowiązkiem mamy do czynienia zarówno w przypadku kierowców pojazdów o DMC powyżej 3,5 tony, jak i kierowców busów. Co więcej, dotyczy on nie tylko kierowców zatrudnionych na umowie o pracę, ale także kierowców realizujących przewozy w oparciu o umowę zlecenie oraz osób samozatrudnionych. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować nałożeniem dotkliwych kar na przewoźnika.
Co zawiera prawidłowa ewidencja czasu pracy kierowcy?
Jakie elementy powinna zawierać ewidencja czasu pracy kierowcy? Zgodnie z zapisami ustawy o czasie pracy kierowców (art. 25 ust. 2) musi ona obejmować m.in.:
- liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbę godzin nadliczbowych,
- dni wolne od pracy z oznaczeniem, z jakiego tytułu zostały one udzielone,
- liczbę godzin dyżuru, a także godzinę jego rozpoczęcia i zakończenia – należy przy tym wskazać, czy dany dyżur był pełniony w domu,
- rodzaj oraz wymiar zwolnień od pracy,
- rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
W kompletnej ewidencji ujmuje się również m.in. rozliczenie ryczałtów w przyjętym okresie rozliczeniowym, zestawienie ulg, w tym naliczenie tzw. wirtualnych diet, a także rozliczenie płac sektorowych, czyli dodatku za pracę na terenie innych państw.
Czy przewoźnik musi samodzielnie zajmować się rozliczaniem i ewidencjonowaniem czasu pracy kierowców?
Nie, ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców jest procesem, którego obsługę przewoźnik może powierzyć zewnętrznemu usługodawcy, takiemu jak np. IdeaPro. Taka decyzja niesie za sobą szereg korzyści dla firmy transportowej. Przewoźnik zyskuje pewność, że ewidencja i rozliczanie czasu kierowców odbywają się zgodnie z obowiązującymi przepisami i nie będą mu grozić kary za błędy w tym zakresie. Co więcej, ma szansę zoptymalizować koszty, dzięki m.in. umiejętnemu naliczaniu diet wirtualnych. Ostatecznie oszczędza również czas, który w innym wypadku musiałby poświęcić na samodzielną obsługę tego procesu.
